Les archives du château des Ravalet de Tourlaville sont regroupées dans 17 cartons qui contiennent des dizaines de milliers de pages. C’est un riche chartrier jamais vraiment exploité par les généalogistes normands. Quelques membres de Généa50 ont voulu s’attaquer à ce gros chantier pour révéler des informations inédites notamment sur les familles nobles de la région. Comment avancer quand les membres sont aux 4 coins de la France …
Dans un article des « Le Cahier de Généa50 » n°2 de mars dernier, « Les archives du manoir seigneurial de Tourlaville », David CHÂTEL (cf extrait ci-dessous) explique la (re)découverte de 17 cartons (probablement une dizaine de milliers de pages) concernant les archives du château des RAVALET disponibles aux archives municipales de Cherbourg.
Quelques membres de Généa50 se sont spontanément réunis, sans plan bien défini, avec la volonté d’exploiter et d’inventorier ces imposantes archives inédites. Comme les archives voisines de Cherbourg ont en grande partie disparu pendant la 2nd guerre mondiale, ce chartrier contient forcément des informations généalogiques inédites. Vu l’ampleur du fonds, nous avons appris et nous sommes adaptés à la situation jour après jour. Nous avons fait de belles découvertes, mais nous avons aussi été confrontés à des problématiques que nous avons dû résoudre rapidement et collégialement. Si, vous aussi, vous souhaitez vous lancer dans ce type de projet – même si chaque cas est différent – nous partageons notre expérience qui pourra peut-être éclairer certains.
Ensuite, le cadrage du projet est structurant. Quel carton choisir, quels actes photographier ?… On peut vite s’y perdre ! Brigitte a fait l’inventaire (cf. photo ci-dessous) des intitulés des cartons ce qui a permis de réfléchir à une priorisation possible. David, intuitivement, aurait sélectionné les actes les plus intéressants. Mais Brigitte sait qu’il est impossible de juger de l’intérêt de l’acte juste d’un regard, donc préconise une démarche exhaustive en photographiant chaque acte recto verso dans l’ordre de rangement… C’est fastidieux pour le photographe, mais grâce à ce premier lot de photos nous disposons d’un échantillon pour mesurer la richesse du fonds et donc de la suite à donner… Nous avons vite convenu de la richesse du fonds et que d’autres journées photos sont nécessaires. Vu l’ampleur de la tâche, sauf à y dédier 10 ans de nos vies, nous avons cherché à renforcer l’équipe. Il est essentiel d’avoir des talents divers, avec une capacité de travail en équipe et à distance afin que tout le monde trouve sa place et prenne du plaisir.
Jean-Yves FORNARA rejoint l’aventure pour faire de la transcription, mais aussi pour apporter ses compétences informatiques. Il prend en charge de renommer, reclasser et indexer les photos (n° Carton codé sur 2 chiffres + n° de Photo sur 4 chiffres) afin que le tri alphabétique du répertoire range les photos dans l’ordre initial :
Corinne HAYET, Guillaume ROUPSARD et Johann RENARD TEMPLIER rejoignent l’équipe pour faire de belles découvertes et nous faire profiter de leurs connaissances des familles du secteur et de leurs compétences en transcription. Et, cerise sur le gâteau, après avoir échangé quelques actes remarquables sur le forum MancheGenealogie, Laurence HERVIEU, professionnelle en paléographie, nous propose son aide pour les parties les plus anciennes (15 ou 16ème siècle !) et sur lesquelles nous bloquons totalement. Nous voici avec une belle équipes avec de multiples compétences complémentaires mais avec des membres situés aux 4 coins de la France et même des DOM ! Comment avancer efficacement ?
Le circuit est le suivant : les photographes envoient à Jean-Yves leurs productions. Ce dernier convertit les photos selon la norme définie et renvoie à toute l’équipe via un site de type smash ou wetransfert. Ainsi, les échanges sont fluides en retrouvant la bonne photo très rapidement. C’est notre choix, chacun est donc en possession de toutes les photo. Mais il aurait tout à fait été possible de mettre les photo sur un serveur… Mais pour lire les parties difficiles d’un acte, rien ne vaut les photo numériques chez soit pour zoomer ou modifier les contrastes.
Mais où mettre nos travaux ? Il faut éviter de s’envoyer des fichiers et passer son temps à compiler les travaux des uns et des autres avec le risque de perte ou de doublon. Nous adoptons tout de suite le principe du support partagé où tout le monde peut travailler en même temps. Je créé une maquette en word avec un certain nombre de paragraphes type (règle d’utilisation du fichier, inventaire, fiches …) intégrant la norme de remplissage pré-définie par l’équipe (norme qui évolue entre le début et la suite du projet, car on apprend en marchant ;-)).
A chaque carton étudié correspond son propre fichier posté dans un cloud et chaque personne de l’équipe dispose de droits en écriture (d’ailleurs, quand vous êtes 2 au même endroit sur le fichier, vous voyez en direct ce que l’autre écrit et vous pouvez Tchater ;-)). La Carton n°1 centralise les liens hypertextes pour ouvrir n’importe quel words des autres cartons (via l’inventaire du fonds cf photo précédente). Chaque membre enregistre uniquement le lien du carton n°1 ce qui permet d’ouvrir très rapidement le carton étudié. Chaque carton ayant le lien retour vers le Carton n°1 cela permet en 2 clicks de changer de carton.
Qui dit équipe, dit besoin de communiquer. Il faut créer un canal où toute l’équipe envoie et reçoit. Nous avons créé tourlaville@genea50.fr. Mais ce pourrait être une page facebook ou un WhatsApp… Ce ne sont pas les solutions qui manquent ! En tout cas, chaque membre de l’équipe écrit/reçoit au mail groupe en cas de partage, blocage ou question. Ça permet aussi de préparer une campagne d’un carton afin que chacun choisisse son lot de photos qui lui sont initialement réservées. Pour expliquer simplement, s’il y a 600 photos, on découpe par lot de 50, chacun prend un lot et quand il finit prend un 2ème lot. Ce découpage de lots est intégré dans le word et il peut évoluer dans le temps. Si un lot est trop complexe ou si la personne manque de dispo, elle rend une partie de son lot qui devient donc disponible pour les plus rapides ou les plus forts en transcription.
Soit, pour chaque acte, noter dans un tableau (toujours dans le même word partagé) les 4 cases : le numéro de la photo, la date, le lieu et l’objet de l’acte avec les protagonistes. Cette étape n’empêche pas de créer une fiche avec sa transcription dès lors que nous découvrions un acte exceptionnel… mais ce doit être l’exception ! Et, en cas de création de fiche, nous plaçons ensuite un hyperlien dans l’inventaire pour la relier. Ainsi, en parcourant l’inventaire, vous voyez tout de suite les actes approfondis. Le temps que l’équipe trouve ses nouvelles marques, en 2 semaines, l’inventaire du Carton 01 est fini, ce qui permet de le mettre à disposition du forum de Généa50 afin que tous les membres puissent faire d’autres découvertes, les partager et créer des fiches principalement sur des actes majeurs… Un cercle vertueux où tout le monde peut contribuer et un document qui va continuer à s’enrichir sur la durée. Autre amélioration, David rajoute un chapitre “généalogies déduites” pour mettre à jour graphiquement certaines généalogies décrites et inédites (voir son article).
Ainsi, nous avons l’équipe et l’organisation adéquate pour enchaîner les cartons à coup de 600 à 1000 photos par lot. Reste que la succession de cartons crée une certaine lassitude. Il faut conserver la motivation, s’encourager et partager de belles découvertes qui boostent l’équipe… mais aussi prévoir des périodes de pause pour souffler.
Voire, intégrer de nouveaux équipiers pour apporter du sang neuf, ce que nous avons fait en décembre dernier avec l’arrivée de Fleur LECARPENTIER.
Aujourd’hui les cartons les plus importants sont traités. Les word sont partagées par tous les membres de Généa50 (rejoignez-nous 😉) qui peuvent les consulter voire compléter au cas par cas. Nous pouvons aussi exploiter les résultats avec des publications d’articles ou des pages de blog (une de David suivra à ce sujet …). Le projet est en sommeil jusqu’au jour où l’équipe ou d’autres voudront relancer une campagne sur un carton en particulier ou sur un lot d’actes plus intéressant que les autres. Avec cette expérience, nous avons maintenant le recul pour mieux digérer ce type de gros projets passionnants. Si vous voulez démarrer un autre projet similaire et que vous souhaitez des conseils ou de l’aide technique, ou si vous voulez tout simplement rejoindre l’équipe “Tourlaville” écrivez-nous à tourlaville@genea50.fr
Thomas Gauthron